Rud Pedersen Public Affairs noudattaa yleisen tietosuoja-asetuksen (General Data Protection Regulation, GDPR) yksityisyydensuojakäytäntöä.

Tässä dokumentissa voit tutustua Rud Pedersenin julkisesti saatavilla olevaan tietosuojakäytäntöön, kuten vaaditaan GDPR:n 14 artiklan 5 kohdan b alakohdassa.

Johdanto

Tässä asiakirjassa voit tutustua Rud Pedersenin julkisesti saatavilla olevaan tietosuojakäytäntöön, kuten vaaditaan yleisen tietosuoja-asetuksen (General Data Protection Regulation, GDPR) 2016/679 14 artiklan 5 kohdan b alakohdassa (jäljempänä "GDPR").

Organisaatiomme

Rud Pedersen on Public Affairs -toimisto, jolla on toimistot Tanskassa, Norjassa, Ruotsissa, Suomessa, Belgiassa, Saksassa, Isossa-Britanniassa, Puolassa ja Virossa. Jokainen toimisto on juridisesti itsenäinen, eli vastaa oikeudellisista velvoitteistaan itsenäisesti, mutta kuuluvat samaan konserniin/organisaatioryhmään.

Olemme yhteiskuntapoliittiseen neuvonantoon erikoistunut asiantuntijayritys, joka neuvoo yrityksiä, kansalaisjärjestöjä, kuntia ja muita organisaatioita kansallisessa ja kansainvälisessä poliittisessa prosessissa.

Henkilötietojen käsittely

Keräämme henkilötietoja asiakastyötä varten poliittisen prosessin avaamiseksi ja saadaksemme käsityksen asiaan keskeisesti liittyvistä poliitikoista ja sidosryhmistä. Käsittelemme seuraavia tietoja: nimi ja muut julkisesti saatavilla olevat tiedot (kuten ammatti, yhteystiedot ja poliittinen suuntautuminen henkilö- ja organisaatiotasolla), poliittinen historia (esimerkiksi aiempi osallistuminen poliittisiin keskusteluihin), toimiala ja painopisteet (esimerkiksi organisaation tai osallisen painopisteet politiikassa)ja prosessi ja vaikutus (esimerkiksi organisaation tai osallisen rooli poliittisessa prosessissa, mukaan lukien vaikutus tällaiseen prosessiin).

Asiakkaille toimitetaan tietoja yksinomaan keskittyen kunkin tapauksen poliittisiin näkökohtiin. Henkilökohtaiset tiedot esitetään puolueettomasti ja keskittyen vain poliittisiin ja kansantaloudellisiin näkökohtiin. Henkilöön liittyvät yksityiskohdat eivät ole koskaan keskiössä – huomio kohdistuu ainoastaan ammatillisesti ja poliittisesti relevanttiin tietoon.

Käsittelyn tarkoitus ja henkilötietojen siirto

Käsittelemme henkilötietoja, jotta voimme tarjota asiakkaillemme tietoa tietyn tapauksen poliittisesta kontekstista tietyllä poliittisella alueella. Kykymme tarjota kattava ja ainutlaatuinen palvelu asiakkaillemme heidän poliittisten intressiensä osalta perustuu syvälliseen ymmärrykseemme sidosryhmistä ja muista henkilöistä, jotka muovaavat poliittista maisemaa.

Toimitamme palvelumme asiakkaillemme yksinomaan keskittyen tapauksen poliittisiin näkökohtiin. Henkilökohtaiset tiedot esitetään puolueettomasti ja keskittyen vain poliittisiin ja kansantaloudellisiin näkökohtiin. Tämän johdosta, henkilökohtaiset yksityiskohdat eivät ole koskaan keskiössä – huomio kohdistuu ainoastaan ammatillisesti ja poliittisesti relevanttiin tietoon.

Käsittelemme vain seuraavista julkisista lähteistä saatavilla olevia tietoja: 
Rekisteröidyiltä henkilöiltä, esimerkiksi sosiaalisen median tai medialausuntojen kautta. 
Yleisesti tunnustetuilta julkisilta medioilta, kuten sanomalehdiltä, uutismedioilta, parlamentin verkkosivustolta, poliittisista ohjelmista, ministeriöiden verkkosivustoilta jne. 
Tiedot, jotka olemme keränneet sosiaalisista verkostoistamme, mukaan lukien jatkuva vuoropuhelu poliittisten ehdokkaiden, virkamiesten, poliitikkojen, toimittajien, kansalaisjärjestöjen jne. kanssa.

Kaikkia Rud Pedersenin työntekijöitä on ohjeistettu keräämään ja käsittelemään ainoastaan tietoja, jotka ovat oikeita ja tarpeellisia asiakastyössä määritellyn tarkoituksen saavuttamiseksi. Jaamme henkilötietoja konsernin yritysten kesken EU/ETA-alueella, koska haluamme tarjota rajat ylittäviä palveluja. Siirrämme henkilötietoja luottamuksellisille tietojenkäsittelijöille, jotka tarjoavat meille palveluita (kuten pilvipalvelut tai muut tietojärjestelmäpalvelut). Tietojenkäsittelijämme ovat samojen turvallisuusvaatimusten alaisia kuin Rud Pedersen, eikä heillä ole itsenäistä oikeutta käyttää tietoja. Kaikki tietojenkäsittelijämme sijaitsevat EU/ETA-alueella.

Käsittelyn oikeusperuste

Käsittelemme henkilötietoja liiketoimintamme oikeutetun edun perusteella, joka liittyy poliittisen prosessin analysointiin ja yleisten tietojen tarjoamiseen. Liiketoimintamme perustuu ehtoihin, jotka eivät loukkaa rekisteröityjen henkilöiden tietosuoja- ja yksityisyysoikeuksia, kuten GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan f alakohdassa määrätään. Erityisten tietoryhmien käsittely tapahtuu GDPR:n 9 artiklan 2 kohdan e ja g alakohdan mukaisesti.

Tietojen poistaminen

Säilytämme henkilötietoja niin kauan kuin niiden käsittely on tarpeellista tarkoituksen saavuttamiseksi. Tietojen säilytysaika riippuu tapauksen luonteesta ja sidosryhmien yksittäisestä asemasta ja vaikutusvallasta. Näin ollen emme automaattisesti poista kaikkia tietoja tiettynä päivämääränä tai aikana. Neuvontamme ja tietojemme käyttö perustuvat jatkuvaan tietojen päivitykseen, joten emme säilytä erillisiä tai historiallisia analyysejä, jotka ovat yli 7 vuotta vanhoja.

Asiakkaan oikeudet

Asiakkaillamme on oikeus pyytää meiltä tietoa siitä, mitä tietoja olemme keräänneet heistä. Tässä tapauksessa voimme vahvistaa tai kumota, käsitelläänkö tietoja, mutta emme anna heille kopioita kyseisistä tiedoista. Tämä siitä syystä, koska analyysimme ja sidosryhmäkartoituksemme ovat liiketoimintamme ydinarvoja ja ne luokitellaan liikesalaisuuksiksi. Asiakas voi pyytää meitä korjaamaan väärät tiedot, mukaan lukien pyytää tietojen poistamista tai käsittelyn rajoittamista.

Asiakas ei voi käyttää oikeuksiaan vastoin jatkuvaa tietojenkäsittelyämme, jos käsittely on tarpeen lain mukaisen velvoitteen täyttämiseksi. Sama koskee, jos tietojenkäsittelymme liittyy oikeustoimeen. Meihin voi olla yhteydessä henkilötietojen käsittelyn osalta osoitteeseen [email protected].

Mikäli asiakas kokee, että vastauksemme tiedusteluun ei ole riittävä, he voivat ottaa meihin uudelleen yhteyttä. Jos tiedustelu liittyy vastustamiseen jatkuvasta henkilötietojen käsittelystä, asiakasta pyydetään tekemään tarkempi selvennys vastustamisen syistä. Vastustamista koskevat tiedot käsitellään luottamuksellisesti emmekä yhdistä niitä muihin henkilötietoihin. Asiakas voi ottaa yhteyttä Ruotsin tietosuojaviranomaiseen, jos hän haluaa tehdä valituksen.

Turvallisuustoimenpiteet

Olemme tehneet monia teknisiä ja organisaatioon liittyviä toimenpiteitä varmistaaksemme, että tietomme ovat suojattuja luvattomalta käytöltä. Lisäksi olemme ottaneet käyttöön tiukat valvontatoimet varmistaaksemme, että vain tarvittavilla työntekijöillä on pääsy eri tyyppisiin tietoihin.

Turvallisuustoimenpiteemme ovat jatkuvan päivityksen kohteena ja sisältävät seuraavat asiat:

• Keskitetty käyttäjätietokanta kaikille tietokoneille, sähköpostitileille ja langattomalle verkolle.
• Salasanasuojaus, mukaan lukien monimutkaisten salasanojen käyttö ja säännöllinen salasanan vaihto.
• Tietokoneiden, tiedostojenjakopalvelujen ja pilviliikenteen salaus.
• Palomuuri, virustorjunta, haittaohjelmien torjunta ja tietoliikenteen suodatus.
• Varmuuskopiointi.
• Automaattiset turvallisuuspäivitykset.
• Erillinen vierasverkko.

Kaikki tiedot tallennetaan palvelimille EU/ETA-alueella.

Keitä olemme

Rud Pedersen Public Affairs on konsultointiyritys, joka on rekisteröity rajoitetun vastuun yhtiöksi Ruotsissa (y-tunnus 556638-9887). Suomessa toimipisteemme sijaitsee osoitteessa Annankatu 12, 00120 Helsinki, Suomi.

Kuulumme Rud Pedersen Group -konserniin, jonka pääkonttori sijaitsee Ruotsissa. Lisäksi toimipisteitä on Belgiassa, Bulgariassa, Espanjassa, Isossa-Britanniassa, Italiassa, Latviassa, Liettuassa, Norjassa, Puolassa, Ranskassa, Saksassa, Suomessa, Tanskassa, Ukrainassa ja Virossa. Pääkonttorimme sijaitsee osoitteessa Klarabergsgatan 60, 111 21 Tukholma, Ruotsi.

Sinulta suoraan kerätyt henkilötiedot

Keräämme erilaisia henkilötietoja verkkovierailijoistamme. Ilmoituksia voi tilata ilmoittamalla nimen, osoitteen, sähköpostiosoitteen tai puhelinnumeron. Yhteystietoja käytetään vain, jos olet tilannut uutiskirjeen. Lisäksi yhteystietoja käytetään silloin, jos asiakas ottaa yhteyttä yhteydenottolomakkeen kautta ja pyytää vastausta. Lisäksi yhteystietoja käytetään muunmuassa asiakastyytyväisyysanalyysien tai markkinatutkimusten muodossa varmistaaksemme tyytyväisyyden. Näistä saatu palaute käytetään ainoastaan palvelujemme parantamiseen.

Turvallisuus

Kaikki henkilötiedot säilytetään turvallisilla palvelimilla Euroopan unionin alueella. Olemme toteuttaneet tarvittavia teknisiä, organisaatioon liittyviä ja fyysisiä toimenpiteitä varmistaaksemme, että henkilötiedot suojataan vahingoittumiselta, häviämiseltä, muuttumiselta, luvattomalta paljastamiselta tai pääsyltä, noudattaen GDPR:n ja EU:n tietosuojalainsäädännön vaatimuksia. On tärkeää huomioida, että mikään tieto ei ole täysin turvassa Internetissä. Sen vuoksi jokaisen tulee aina huolehtia tarvittavista varotoimista omassa laitteistossa.

Säilytyksen kesto

Säilytämme henkilötietoja, kunnes niiden käsittely ei ole enää tarpeellista. Joissain tilanteissa voi olla vaikea ennakoida tarkkaa ajanjaksoa, mutta alla olevat kohdat listaavat aikavälit henkilötietojen käsittelyä varten.

Markkinointilupa:

• Poistetaan mahdollisimman pian, kun olet peruuttanut tilauksesi.

• Kyselyt, joita teemme, vastaukset säilytetään kuusi kuukautta käsittelyn valmistumisen jälkeen.

Jos meillä on syy säilyttää henkilötietoja perustuen oikeutettujen etujemme suojaamiseen, mukaan lukien esimerkiksi oikeudelliset kiistat, pidätämme oikeuden säilyttää henkilötietoja pidemmän aikaa ja vähintään siihen asti, kunnes oikeudellinen kiista on ratkaistu.

Henkilötietojen siirto

Henkilötietoja voidaan siirtää kolmansille osapuolille, kun se on tarpeen palvelumme tarjoamiseksi. Kolmansilla osapuolilla tarkoitetaan:

• Yrityksiä Rud Pedersen Groupissa

• Liikekumppaneita

• Turvallisuustarkastetut tietojenkäsittelijät, jotka avustavat meitä IT-palveluissa tai muissa palveluissa

Liikekumppaneilla voi olla kerättyä tietoa myös muista lähteistä valmiina asiakkaasta esimerkiksi, jos asiakas on ollut yhteydessä jonkin muun asian tiimoilta.

Henkilötietoja voidaan siirtää myös yllä mainituille tai muille kolmansille osapuolille, jos olemme velvollisia tekemään niin lainsäädännön perusteella tai suojellaksemme omaa tai konsernin etuja oikeudellisissa kiistoissa.

Muutokset

Pidätämme oikeuden tehdä muutoksia Henkilötietojen käsittelykäytäntöön ajoittain. Jos muutokset ovat merkittäviä, ilmoitamme asiakkaalle sähköpostitse, jos he ovat antaneet meille sähköpostiosoitteen.